Les retours de nos équipes sur la plateforme SULF CRM.

Interview de Baptiste Meynier Commercial Chargé de relation partenaires pour les JSA BMB.

Depuis combien de temps utilisez-vous SULF ? Pouvez-vous présenter la plateforme ?

Cela fait maintenant une saison sportive que nous avons adhéré à la Plateforme CRM SULF. C’est une
plateforme spécialisée dans la gestion digitale des partenariats sportifs, pensée et créée il y a
maintenant un peu plus d’un d’an par notre partenaire UNOVA. Elle a pour objectif de simplifier le
quotidien des clubs sportifs avec des fonctionnalités répondant directement aux problématiques et
besoins de ces derniers. La plateforme se veut jeune mais est dors et déjà complète et performante. En
à peine une saison sportive, elle a nous permis de passer un cap en termes de professionnalisation de
nos outils de gestion. Elle regroupe tout ce dont un club a besoin dans la gestion de ses sponsors :
prospection, saisie de contrat, édition de stock produit sponsoring, édition de facture, suivi CA, suivi
facturation, mécénat… le tout dans un seul outil collaboratif !

Comment l’avez-vous découvert ? Qu’utilisiez-vous avant de passer à SULF CRM ?

J’ai rencontré Wissam (co-fondateur d’UNOVA) quelques mois avant le début de saison 2022-2023. A la
base, la société UNOVA souhaitait se développer sur Bordeaux et était donc à la recherche d’un
nouveau partenariat sportif pour faire grandir son réseau dans la région. Après quelques discussions
ensemble autour de nos projets respectifs, nous en sommes venus sur le thème des problématiques de
gestion des partenariats au sein des clubs sportifs. C’était notamment une réelle problématique pour les
JSA BMB à ce moment-là, avec un nombre de partenaires grandissant au sein du club mais toujours pas
d’outil assez performant pour gérer cette croissance de façon optimale.

Wissam et son équipe venait de lancer SULF et cherchait donc à diffuser leur nouvel outil au sein des clubs sportifs du territoire Bordelais. Nos besoins correspondaient totalement, c’est pourquoi nous
avons concrétisé le partenariat et adhéré à la licence d’utilisation SULF.

Avant d’utiliser UNOVA, nous n’avions pas de logiciel CRM de gestion des partenariats, et c’est bien ce
qu’il nous manquait ! On va dire que nous étions plutôt vielle école… avec de nombreux tableurs Excel
jusqu’à n’en plus pouvoir (Hein Allison ??? 😊) ! Excel reste un outil intéressant mais qui est aujourd’hui
trop archaïque et pas assez optimal pour nous, notamment en termes de temps et d’organisation. C’est
le genre de tableur où l’on a vite tendance à se perdre !

Pourquoi avoir décidé de changer de fonctionnement ?

Il faut savoir que le nombre de partenaires a triplé depuis la saison 2021-2022. Avec un nombre
grandissant, le suivi de ces derniers n’était plus possible dans l’organisation que nous avions à l’époque. Nous avions besoin de nous professionnaliser à ce niveau là, nous cherchions un logiciel
nous permettant de centraliser toutes les informations liées aux contrats de nos partenaires, et pouvoir
accéder dans un seul et même endroit à toutes les informations relatives à ces derniers (contact,
prestations, facturation…). Il faut dire que Wissam et sa solution sont tombés à pic ! Un outil collaboratif était également le bienvenu afin de permettre à chaque membre du staff commercial d’avoir un œil sur l’évolution du sponsoring au sein du club.

Quelles sont les atouts majeurs de la plateforme selon vous ?

Je me répète, mais c’est vraiment un soulagement pour nous en termes de temps et d’organisation. On
va dire que la plateforme nous permet d’avoir une organisation optimale sur tous les aspects de la
gestion des partenaires. Cette organisation nous fait donc gagner du temps sur l’ensemble des tâches
administratives associées.

Tout d’abord, concernant les atouts, je dirai l’ergonomie de l’outil ainsi que sa facilité d’utilisation. La
prise en main est rapide, les fonctionnalités ne sont pas complexes et sont donc faciles à manipuler.
C’est agréable de travailler dessus !

Ensuite, je dirais que c’est les accès, ou plutôt le parcours utilisateur : de la saisie d’un client, puis
d’un contrat, jusqu’à la facturation. Une fois que tous les produits/services sponsoring ont été ajouté
ainsi que leurs prix, la création du contrat (et sa facture associée) se génèrent automatiquement : un
gain de temps appréciable grâce à l’automatisation de nombreuses fonctionnalités !

Le Dashboard est également top, il nous permet d’avoir une vue directe sur le montant du contrat signé,
le montant facturé, en cours de facturation… Tout ce que nous oublions, la plateforme nous le
rappelle ! 😊 La gestion des hospitalités est aussi un atout, SULF nous permet de faire des éditions par prestations (notamment pour les places VIP) afin de faciliter la gestion de la billetterie.

Je l’ai déjà évoqué avant mais le côté collaboratif de l’outil est vraiment un plus. Chaque membre du staff
commercial à son propre accès, et peut à n’importe quel moment suivre l’évolution du sponsoring au
sein du club.

Et le meilleur pour la fin… l’atout principal est bien entendu le service client ! Wissam, Simon et Yannick sont réactifs et savent se rendre disponibles rapidement pour répondre à nos besoins, pour nous
accompagner tout au long de notre expérience utilisateur. La plateforme est faite pour répondre aux
besoins spécifiques des clubs de sportifs. Ainsi, à chaque nouvelle problématique que nous rencontrons,
l’équipe SULF est en capacité de nous proposer une solution surmesure. C’est top pour nous, cela nous
permet d’avoir de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure que nos besoins évoluent.

En quoi la digitalisation de la gestion vous aide dans l’organisation des partenaires ?

Tout d’abord, la digitalisation nous permet d’avoir un accès facile et rapide, toutes les données en relation
avec nos partenaires. C’est aussi moyen d’avoir un outil qui stock tous nos documents, et pas dans un
classeur !

Pour rentrer plus dans le détail, la digitalisation de la gestion nous permet d’avoir accès à de
nombreuses fonctionnalités (notamment automatisées) auxquelles nous n’avions pas accès quand nous
gérions les partenariats « manuellement ». Voici un exemple pour illustrer mon propos. Comme évoqué,
avant d’adhérer à la plateforme, nous n’avions pas de logiciel CRM de gestion, nous utilisions simplement des tableur EXCEL. Nous avions un tableur pour chaque aspect de gestion : portefeuille clients avec l’ensemble des contacts partenaires, suivi des stocks produits/services sponsorings, suivi du CA, de la facturation… et j’en passe. Tout était donc traité manuellement. Ainsi, l’avantage d’une plateforme digitale comme SUFL, c’est qu’elle regroupe tous ces différentes informations dans un même outil collaboratif bien structuré et facile d’utilisation.

SULF se veut de fluidifier la gestion d’un club, dans quelles dimensions le ressentez-vous ?

Effectivement, la plateforme a été créé pour justement répondre à toutes les problématiques en lien avec
la gestion des partenariats auxquels étaient confrontés les services commerciaux des clubs de sports.
C’est donc clairement du surmesure par rapport à nos besoins.

Personnellement, je le ressens dans toutes les étapes administratives : de la signature du contrat
jusqu’à la facturation. La plateforme m’accompagne et m’aide dans la création d’un contrat personnalisé,
jusqu’à la confirmation du règlement de la facture. Elle nous permet un suivi lisible et évolutif tout au long de la saison sur chaque contrat signé. On ressent la fluidité dans l’outil en lui-même : bien structuré,
tableau de bord clair, chaque onglet est utile et bien répertorié. On s’y retrouve facilement grâce à une
plateforme pratique adaptée à nos besoins.

La centralisation est un point clé de la fluidité. Sur cet outil, nous pouvons à la fois : saisir un nouveau
client, saisir un nouveau contrat, éditer des stocks, éditer des listings mails, éditer des factures, suivre la
facturation. En termes de fluidité, je rajouterai également l’importance de la relation avec notre partenaire Unova. Etant donné qu’ils ont étudié pendant des années le milieu sportif et la structure des clubs, ils ont une connaissance de nos besoins et comprennent instantanément nos problématiques. Par ailleurs, ils
continuent d’étudier le terrain de façon permanente pour optimiser les modules et trouvent des solutions
afin de nous simplifier davantage la gestion de nos partenaires au quotidien.

Au-delà de la gestion des partenariats, SULF simplifie également le quotidien de la trésorerie,
pouvez-vous nous parler de la prise en main des outils financiers ?

En effet, une des fonctions de SULF est la visibilité directe sur le CA généré chaque saison sportive. Elle nous permet d’avoir une visibilité sur le CA de la saison sportive en question, mais pas que. Elle nous informe sur l’évolution du CA entre les différentes saisons sportives, du CA par catégorie de produits/services de sponsoring, par catégorie de partenaires…etc. C’est donc un ensemble de chose. Ça nous permet d’avoir une lecture simplifiée de tous ces éléments sans avoir à faire le moindre calcul. Notre seul job reste ensuite d’interpréter l’ensemble des données et en tirer nos propres conclusions. C’est donc une simplification en terme de calcul et de lecture des données relatives à l’évolution des
finances générées par le sponsoring sportif au sein d’un club.

Le processus de facturation est également simplifié grâce à SULF, pouvez-vous nous parler de
votre expérience ?

Un régal ! On avait l’habitude de créer manuellement chaque facture et d’envoyer ces dernières
indépendamment à chaque partenaire. Avec SULF, c’est encore un gain de temps. Les factures sont
générées automatiquement après la signature de chaque contrats et sont envoyées directement aux
partenaires. La plateforme nous informe également de l’évolution de la facturation (échéance, règlement…).

Un mot pour finir ?

Je recommande grandement SULF à tous les clubs sportifs qui recherchent une solution plus fluide et
plus optimale pour gérer leurs partenariats. C’est un réel outil en adéquation avec les attentes qu’on a
dans le milieu sportif. Après un an d’utilisation et des heures de gestions administratives gagnées, je
peux vous garantir que l’on re signe pour la saison prochaine ainsi que les suivantes ! 😊